門市開到15家之後，叫貨的複雜度問題

最近公司的直營門市已經來到15家，新的困擾也隨之出現。

先工商一下，門市的最新完整列表在這 https://www.fun-s.com.tw/pages/stores

從三年前最早成立的忠孝門市，到上個月新啟動的信義莊敬門市，一間間門市的出現，除了帶來營收上升，也帶來了新的困擾，同時也是改善的機會。

規模化的難題

所有企業遇到的問題，都是極為類似的。

例如我們如果要看完一本書，寫完一頁紙，可能都蠻簡單的。

如果現實情況是要讓你讀完100本書呢？

讀完以後如果要讓你寫掉一整櫃的A4紙呢？

事情變多變複雜以後，是不是開始覺得有些麻煩，有點討厭，有些東西應該怎麼做似乎就沒那麼確定了，而開店這個活也是一樣的。

我們開始要處理越來越多的人事招募，用更多的表格來記錄門市裡裡外外的各種活動，想更多的活動從網路上引導人流到門市試喝、消費。

好處是我們多了許多與消費者溝通接觸的管道。

壞處是我們開始被許多的行政流程和檔案淹沒。

每個門市的叫貨，就是其中一個例子。

是開心也是痛苦的複雜度

門市在五間以內的時候，我們還沒有這個感覺。用簡單的 Google Sheet 做為溝通的工具，其實也過的蠻舒服的，簡單整理一下，通知出貨的同仁協助，優秀的同事們總是可以完成這個任務，讓我們沒有後顧之憂。

這幾年，實體門市的成長有目共睹，也開始讓我們使用的工具，開始面臨到它的極限。

Google Sheet 是個極其方便的工具，每個人都可以輕鬆建立好幾個文件，寫個日誌、寫個筆記、寫個教學，網址複製起來丟給對方，頂多設定一下共用權限，但是，這個方便的工具，如果用的越多，而忽略了使用的邊界和目的，它的多、雜、權限難以統一控管，就會是組織裡難解的議題。

每間門市的同仁，使用 Google Sheet 的習慣都不一樣，品項的名稱不同、數量計算單位不同、有的合併儲存格，有的忘記填寫日期，各種的錯誤，讓後端接手處理的同事多了不少需要詢問、修改、重工的負荷，而這個慣性就像蝴蝶效應一樣，越到後面，它的影響越大。

一間門市叫貨有自己的格式，第二、三間也是如此，但這情況絕對不能讓其它地方也有這樣的問題，我們開始統一格式，開始有專人管理裡面的品項和格式，但是，出貨的時候還是得面對15張叫貨單，需要在極短的時間內大量的領料、包貨、出貨、交給物流配送。

這時候的倉庫領料就是個麻煩的大事，每週要出貨給門市的時候，面臨到的就是十幾張的門市叫貨單。

它不難，但是要從倉庫挑出每間門市需要的商品，需要花大量時間核對，領料的人沒領出來，後面的人也只能乾等，這條流水線，可能就得停在這邊，每一天可能就是半個小時起跳的等待時間，急也急不來。

既然有了問題跟理解，接下來就是方法的問題了

選項一，派個人每天把每間門市的交貨單重新整理、排版，做成一份總表，撿貨的人開心、整理表格的人不開心，你嘻嘻我不嘻嘻。

以前，我們大概就會這樣處理，只是看要讓誰的時間被佔用。

選項二，統一所有Google sheet 叫貨單的格式，有規則、位置固定，透過apps script 寫一個程式同步這些叫貨單，每天寄出一份未來一週內要準備的商品資料，用一個大表格寫清楚；門市臨時改怎麼辦？沒關係，每天都會滾動式調整，這張表的重點不是要絕對的當下正確，這是要看倉庫的備貨量、怎麼安排人手預先準備，同時也是觀察工廠生產量能不能搭配的上。

等到真的要寄貨的那一天，再把要出貨的門市、當天最正確的商品數量，做成當天的檢貨表，該包的包，該拿的一次拿。

把一個需要倉庫人力常常待機空轉的活動，化整為零，平均到每天花些零碎時間處理，最後再省下臨場比對、確認的大量時間，這中間沒有任何人受到傷害，對出貨而言，這些都分秒必爭。

從思考，到測試出一個可正常執行的程式，我用了大概10分鐘，實際讓它上線後，大概再多個10分鐘測試，另外跟相關的部門同事溝通這個新做法，跟他們說平日作業要做哪些調整，大約是15分鐘。

整體來看，我的半小時，換到了：

1. 省掉出貨部門每天的半小時至一小時，
2. 省掉一個同事每天整理表格的半小時（只是這件事沒讓他發生過），
3. 一個自動化員工每天用1分鐘整理所有的叫貨單，同步出問題的時候，會自動寄信給指定收件人處理。

未來呢，還要需要再改嗎？

還不曉得，但我們至少把屬於這個階段的流程問題，再減少了一個。